Google sheets क्या होते हैं? दोस्तों आज हम आप सभी से Google sheets के बारे में बात करेंगे। इसके बारे में जानने से पहले चलिए हमें कुछ और जान लेना चाहिए और वो है MS word, दोस्तों इसके बारे में आप सभी जानते होंगे। अगर नहीं भी जानते होंगे तो आप सभी ने इसके बारे में सुना तो ज़रूर ही होगा। ऐसा इसलिए क्योंकि Computer चलाने वाला हर व्यक्ति इस के बारे में ज़रूर जानता रहता है। फिर चाहे वो Computer field में Fresher हो या Computer का कोई Professional, हर किसी को Computer पर काम करते समय MS office की ज़रूरत पड़ती ही है।
असल मे जो Microsoft office है ये एक कंप्यूटर Application package है। इसका Basically इस्तेमाल Office works को करने के लिए किया जाता है जैसे कि Document file बनाना, Presentation बनाना, Data को Manage करना आदि। ये एक तरह से आप सभी के System की जान होता है। इसके बिना आपका कंप्यूटर तो मानिए बिन पानी के मछली है। बच्चों को अगर छोड़ दें तो लगभग हर Computer user को MS office की ज़रूरत पड़ती है।
दोस्तों इसी MS office suite का ही एक Program है MS excel, अगर आप कंप्यूटर इस्तेमाल करते हैं तो आप इसके बारे में ज़रूर जानते होंगे। ये Office suite के मुख्य Program में से एक है और इसका इस्तेमाल लगभग हर जगह होता है। ये कुछ और नहीं बल्कि एक Spreadsheet है।
इसमें तरह तरह के Formulae लगाए जाते हैं, साथ ही साथ इसमें Data sets को Create किया जाता है, उन्हें Organise और Manage किया जाता है। परन्तु इसको Professionally इस्तेमाल किया जाता है।
अगर किसी आम User या फिर किसी Business purpose के लिए अगर आप इसका इस्तेमाल करना चाहते हैं तो इसके लिए आपको License की ज़रूरत पड़ती है। लेकिन MS excel के License version को इस्तेमाल करना या फिर इसे Purchase करना Possible नहीं है और फिर इसके लिए आपको कुछ Charges भी देने होते हैं। जो कि एक Typical काम है।
यही कारण है कि लोग MS excel के दूसरे Options आए दिन इंटरनेट पर Search किया करते हैं। ऐसे में हम सभी के लिए एक बेहतर Option है Google sheets का। जो भी कुछ आप MS excel में करते हैं, वो सब अब आप बिना License के Google sheets में भी कर सकते हैं। आइये फिर जानते हैं इसके बारे में कि Google sheets क्या होती हैं और आप कैसे इनका उपयोग कर सकते हैं।
Google sheets क्या होती हैं?
Table of Contents
आप सब इसको Google spreadsheets के नाम से भी जान सकते हैं। ये एक Web based program होता है। इसकी मदद से हम सभी MS excel की तरह से Sheets तैयार करते हैं।
इन Sheets को आप Edit भी कर सकते हैं, Update भी कर सकते हैं और फिर किसी के साथ अगर चाहें तो Share भी कर सकते हैं। ये जो Program है वो G suite यानी कि Google suite का एक बहुत ही अहम भाग है। G suite में Google docs और Google slides के साथ ये भी Included है।
Google sheets का इस्तेमाल करके आप आसानी से Table create कर सकते हैं, Sales report prepare कर सकते हैं, marketing campaign, data का Analysis करके उसको Submit कर सकते हैं, Pivot table बना सकते हैं आदि। इसके अलावा भी आप और भी बहुत से प्रकार के Spreadsheet data आप इसकी मदद से तैयार कर सकते हैं। जैसा कि हम आपको पहले भी बता चुके हैं कि इसको MS excel के एक विकल्प के तौर पर इस्तेमाल किया जाता है।
ये MS excel की जगह पर इस्तेमाल होने वाला एक Free में Available option है। इसमें आपको MS excel के लगभग सारे ही Features देखने को मिल जाएंगे। इसके साथ ही कुछ और बेहतर Features भी आपको इसमें देखने को मिलेंगे जो शायद आपको Excel में भी न मिले हों।
इसमें Home users और Business users के लिए कुछ बहुत ज्यादा Advance features भी दिए गए हैं। इन सबकी वजह से ये काफी ज्यादा खास और अब काफी ज्यादा Popular भी हो रहा है।
इसकी एक खास बात यह भी है कि अगर आप चाहें तो इसे Individually इस्तेमाल करें और अगर आप ऐसा नहीं करना चाहते हैं तो आप इसको Multi users के साथ भी इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके लिए आपको कुछ करना नहीं है, बस अपनी File को बाकी लोगों के साथ Share कर देना है। इसके बाद आप सभी एक साथ मिलकर आसानी से काम कर सकते हैं।
इसको Send करने के लिए आपको Email अथवा कोई भी अन्य Medium की ज़रूरत नहीं होती है। इसका जो Collaboration function है, वो इसे दूसरी सभी Spreadsheets से काफी अलग और बेहतर बनाता है।
इस पर आप जो भी काम करते हैं वो सारे आपके Cloud पर होते रहते हैं। इससे आपको ये फायदा होता है कि आप कहीं भी कभी भी अपनी Files को आसानी से Access कर सकते हैं। चलिए अब जानते हैं कि Google sheets develop कैसे हुई यानी इसकी History के बारे में।
Google sheets की क्या History है?
ये तो इसके नाम से ही पता चल रहा है कि Google sheets का जो मालिक है वो Google ही है। लेकिन हां दोस्तों इसको Develop google ने नहीं किया है।
Google docs और Google slides को जिसने Develop किया है, उसी ने Google sheets को भी Develop किया है। इन सबको Develop करने वाला 2 Web technologies है। इसने एक Web based spreadsheet application को Develop किया था। इस Application का नाम XL2Web रखा गया था। फिर 2006 में Google ने इस कंपनी को खरीद लिया था और उसके बाद से XL2 Web जो App है वो Google का हो गया। फिर तो इसका स्वामित्व Google के हाथ मे आ गया और Google ने Google spreadsheets को अपने हिसाब से Develop करना शुरू कर दिया और इसको नाम दिया Google spreadsheets, जिसका आप सभी अब धड़ल्ले से इस्तेमाल कर रहे हैं।
फिर 9 मार्च, 2006 में इसको हम जैसे Normal लोगों के लिए भी Launch कर दिया गया। ऐसे अगर बात करें तो लगभग 13 साल पहले इसका जन्म हुआ था।
आज के समय में ये MS excel को बहुत अच्छे से Competition देता है। इसमें आपको 80 से भी ज्यादा Languages मिल जाएंगी। साथ ही साथ ये एकदम फ्री सेवा है। इसीलिए कोई भी कभी भी इसका इस्तेमाल कर सकता है।
Google sheets के क्या फायदे हैं?
दोस्तों जैसा कि हमने आप सभी को बताया कि ये एक Free spreadsheet program है। इसीलिए अगर आप इसको इस्तेमाल करना चाहते हैं तो इसमें आपका कोई नुकसान नहीं होने वाला है।
बहुत से ऐसे लोग हैं जो पहले MS excel का License लेते हैं और फिर उसका इस्तेमाल कर पाते हैं तो ऐसे में उन्हें भी Google sheets पर ही Switch कर लेना चाहिए। यहां उन्हें Excel की सारी सुविधाएं मिलेंगी और कोई भी Fees नहीं देनी होगी। इसके अलावा भी इसको इस्तेमाल करने के बहुत सारे फायदे हैं जैसे कि –
◆ Use करना काफी Easy है- अगर आपने MS excel चलाया है तो इसको इस्तेमाल करने में आपको कोई दिक्कत आनी नहीं चाहिए। इसको इस्तेमाल करना Excel से भी काफी ज्यादा आसान है। अगर आपको Excel इस्तेमाल करना नहीं आता है तो भी कोई दिक्कत नहीं है। आप बस कुछ ही देर की Training में Google sheets के बारे में सब कुछ जान जाएंगे। अगर आप एक बार इसके Basics सीख जाते हैं तो उसके बाद आपको इसको Profession की तरह से इस्तेमाल करना आ ही जाएगा।
◆ Various file types support – अगर आप इसका इस्तेमाल करते हैं तो आपको File type को लेकर भी कोई दिक्कत नहीं आने वाली है। इसमें Various file types को Support मिलता है। आप इसमें निम्न File types के साथ काम कर सकते हैं –
- .xls
- .xlsx
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .ods
- .csv
- .tsv
- .txt
- .tab
◆ Templates का बेहतर संग्रह – इसको Ready to use बनाया गया है। यही कारण है कि इसकी Speed को बनाए रखने के लिए इसमें पहले से बने बनाए Templates users को प्रदान किये जाते हैं ताकि उन्हें काम करते वक़्त कोई दिक्कत न आए। उनकी Speed ज्यों की त्यों बनी रहे।
ये जो Built in templates होते हैं, ये User अपने काम के हिसाब से Formatting चुनकर इसमें काम कर पाते हैं। ऐसे में उन्हें Customization तथा Formatting के समय ज्यादा खर्चा नहीं करना पड़ता है। इसके लिए आपको Chrome store में जाना होगा।
आप Chrome store में जाकर अलग अलग Category के हिसाब से Templates का Selection कर सकते हैं। इसके अलावा आपको Online भी बहुत सारे ऐसे Options मिल जाते हैं जहां से आप फ्री में Google templates को Download कर सकते हैं।
◆ Excel के बिल्कुल अनुकूल – अगर आप चाहें तो Google sheets की हर एक Sheet को Google के Spreadsheet program में भी Access कर सकते हैं। ऐसा इसलिए क्योंकि इसमें Excel की File extension को भी Support किया जाता है। हालांकि Excel sheet में जो Formatting हो जाती है, आप उसमें कोई भी Changes नहीं कर सकते हैं। आपको Edit और Update करने के लिए पूरी की पूरी Sheet को Google sheets में Import करना होता है।
◆ Offline भी है Available – ऐसा नहीं है कि आप इसे केवल Online ही इस्तेमाल कर सकते हैं। इस पर आप Offline भी काम कर सकते हैं। हालांकि आज के समय मे सब कुछ Internet से ही है, लेकिन अब हर समय तो Network ठीक रह नही सकते हैं, कभी न कभी तो Connection issues हो ही जाते हैं। ऐसे में Offline alternate लोग ढूंढ़ने लगते हैं। इसीलिए आपको कहीं और जाने की ज़रूरत नहीं है। Google sheets आपको Offline भी सेवा प्रदान करती है।
◆ Multi device access – इसके लिए कोई Special laptop या फिर Computer की ज़रूरत नहीं होती है। आप Google sheets program को जैसे चाहें वैसे अलग अलग तरीकों से Access कर सकते हैं। इसके लिए आपको अन्य Software की तरह License लेने की ज़रूरत भी नहीं होती है। इसको तो आप जिससे चाहें उस Browser से Access कर सकते हैं। अगर बात करें मोबाइल और Tablet की, तो मोबाइल और टैब्स के लिए इसका मोबाइल App develop किया गया है। इसको आप बिना किसी Charge को दिए फ्री में Google playstore से Download कर सकते हैं। वहीं कंप्यूटर तथा Laptop के लिए इसकी एक Website तथा Extension विकसित किये गए हैं।
◆ Add on की सुविधा – इसमें आप Add on को जोड़कर इसकी Capacity को और भी बढ़ा सकते हैं। इसके साथ ही आप इसमें थर्ड पार्टी Features की सुविधा का भी लाभ उठा सकते हैं। शायद आपको Add on के बारे में पता न हो। Add on असल में एक छोटी सी File होती है, ये किसी भी Program में बाहर से उसकी Capacity तथा Features को बढ़ाने का काम करता है। इसमें आपको Google chrome में बहुत सारे Add-ons के Options भी मिल जाएंगे। बस आपको इनको Install करना है और फिर इनको आप आराम से इस्तेमाल कर सकते हैं।
◆ Cloud based app – अब तो लगभग हर कंपनी अपने Products में Cloud technology को Introduce कर रही है। वहीं अगर बात करें Google की तो Google इस मामले में सबसे आगे है। ऐसा इसलिए है क्योंकि इसका तो जन्म ही Cloud based system से हुआ है। इसमें सारा Data auto sync रहता है। इसकी वजह से अब बार बार आपको अपना Document save नहीं करना पड़ता है। वो खुद ब खुद अपने आप Save होता रहता है। इसमें Power cut, hard disk के खराब होने जैसा कोई भी डर नहीं है। आपका जो भी Data है वो सब आपकी Google drive पर मौजूद रहता है। इसको आप कभी भी कहीं से भी Access कर सकते हैं। बस इसके लिए आपको एक Google account की Need होती है।
◆ Free में Available – Google sheets का इस्तेमाल करने के लिए आपको कोई भी पैसा या Charge नहीं देना होता है। आप Free में इसका इस्तेमाल करते हैं। इसमें आपको बस एक बेहतर Internet की ज़रूरत होती है। अगर आपके पास Internet मौजूद है तो आप इसको कहीं से भी Access कर सकते हैं। इसमें आप इसके जो भी Features हैं उन्हें भी Free में इस्तेमाल कर सकते हैं। उसके लिए भी आपको कोई Fees नहीं देनी होती है। इसके Features तो आप सभी जानते ही हैं, वो किसी Premium से कम तो हैं नहीं।
◆ Online sharing एवं Editing उपलब्ध – जैसे आप Google docs को Group में Online share कर सकते हैं। ठीक वैसे ही आप Google sheets को भी Online share कर सकते हैं। इसके बाद आप सभी मिलकर एक साथ Group discussion करके इसको Edit भी कर सकते हैं। इसके अलावा आप किसी भी Slide को अपने सहकर्मियों का साथ बनाकर उन्हें साथ काम करने के लिए Permission भी दे सकते हैं। ऐसा करने पर बहुत सारे लोग एक साथ एक ही Document पर काम करते हैं। अगर कोई भी User document में कोई भी Editing करता है तो वो बाकी सारे Users को उसमें Present रॉल के साथ नज़र आते हैं। इसमें जितने भी Changes किये जाते हैं, वो सभी Revision के तौर पर इसमें Save होते रहते हैं। वहीं अगर आप किसी भी Presentation को सामूहिक Present करना चाहते हैं तो आप उसको Weblink के जरिये Share करके ऐसा कर सकते हैं। हम आपकी जानकारी के लिए आपको बता दें कि Google sheets जो Tool है वो हर Document के लिए एक Unique URL provide करता है। इस URL से कोई भी सम्बंधित व्यक्ति किसी भी Browser से Document को आराम से Access कर सकता है।
Google sheets को कैसे इस्तेमाल करें?
इसको आप Online कहीं से भी किसी भी Device से Access कर सकते हैं। हम आपको इसको Access करने के कुछ तरीके बता रहे हैं। इनका इस्तेमाल करके आप बहुत ही आसानी से Sheets को इस्तेमाल कर पाएंगे-
◆ Google drive से – Drive के माध्यम से आप इसको आसानी से Access कर सकते हैं। यह जो तरीका है ये Google drive के Web version और मोबाइल Application पर काम करता है। इसको जब आप Drive से Access करते हैं तो आपको नीचे दिए गए Steps को Follow करना होता है-
- सबसे पहले आपको Google drive को Open करना होता है।
- Drive open होने के बाद आपको New पर Click करना होता है।
- इसके बाद आपको Google sheets के Option को Select करना होता है।
- जब आप इसको Select करेंगे, उसके बाद Google sheets आपके सामने Open हो जाएगी और आप आराम से उसका इस्तेमाल कर पाएंगे।
◆ Google sheets मोबाइल App से – जो लोग कंप्यूटर का इस्तेमाल नहीं कर सकते हैं, वो भी अगर चाहें तो Google sheets को इस्तेमाल कर सकते हैं। इसको मोबाइल पर भी इस्तेमाल किया जा सकता है। इसके लिए भी आपको नीचे दिए गए Steps को Follow करना है-
- अगर आप Android का इस्तेमाल कर रहे हैं तो आपको सबसे पहले Google playstore में जाना होगा।
- Playstore open होने के बाद आपको Search bar में Google sheets डालकर Search कर देना है।
- फिर आपके सामने ढेर सारे Results आ जाएंगे, आपको उसी में सबसे Top वाले Option को Select कर देना है।
- इसके बाद आपको Install पर Click करना और इस App को मोबाइल में Install कर लेना है।
जब आपका App install हो जाता है उसके बाद आपको एक Google account चाहिए होता है। इस Google account से आप Log in करके आराम से आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।
◆ Google sheet website से – अगर आप इसको मोबाइल या Drive से नहीं Access करना चाहते हैं तो फिर आपको कुछ नहीं करना है और इसकी Official website को Open करना है और वहां से आप इसको आराम से Use कर सकते हैं। आप इसकी Official website के माध्यम से किसी भी Device का इस्तेमाल करके इसको इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके लिए आपको इस https://Sheets.google.com address को Browser में Enter करना होगा। इसके बाद आपको फिर वही Same process को Follow up करना है। अपने Google account की मदद से Log in करना है और आराम से फिर आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।
दोस्तों तो ये थी Google sheets से जुड़ी सारी जानकारी। ये सच मे काफी बेहतर है। अगर आप भी Microsoft excel का कोई Alternative खोज रहे थे तो ये आप सबके लिए काफी बेहतर साबित होने वाला है।
आप भी बिना देर किए इसका इस्तेमाल करिए। ये बिल्कुल Free of cost है और Features के बारे में तो आप सब जान ही चुके हैं। इसके अलावा इसको आप कहीं भी कभी भी किसी भी Device की मदद से Access कर सकते हैं।
अगर आप Groups में काम कर रहे हैं तब भी ये आपके लिए शानदार होने वाला है क्योंकि इस पर एक ही समय में काफी सारे लोग काम कर सकते हैं।
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