Google docs के बारे में तो आप सभी ने सुना होगा। अगर आप Computer use करते हैं तो ये आपके लिए कोई नई बात नहीं है। यहां पर हम ने Docs शब्द का इस्तेमाल किया है। क्या आप जानते हैं कि Docs का मतलब क्या होता है? दोस्तों Docs कुछ और नहीं बल्कि Document है। Computer में आप ज्यादातर Document को Docs के नाम से जानते हैं।
ये तो की हम ने अभी Document की बात, मगर क्या आपको पता है कि आप कैसे MS Word में कोई भी Document create करते हैं? अगर आप जानते हैं तो Google docs आपके लिए नया नहीं होने वाला है। जिस तरह से आप MS word में कोई भी Document file create करते हैं, ठीक वैसे ही आप Google docs में भी करते हैं। इसमें भी आप किसी भी Document file को Create करके उसको Save कर सकते हैं।
ये जो Product है ये किसी और का नहीं बल्कि Google का ही Product है। अगर हम इसको MS word के साथ Compare करें, तो हम देखेंगे कि MS word जो है उसको आप Offline इस्तेमाल कर सकते हैं मतलब कि Without internet, वहीं जो Google docs है, उसका इस्तेमाल आप Online करते हैं। इस पर आप कोई भी Document online create करके उसको Online ही अपनी Google drive पर Save कर सकते हैं।
Basically इसका इस्तेमाल हम लोग अपने Documents को Create करने के लिए ही करते हैं। School project से लेकर Office की कोई Important file तक, हर कहीं आप Google docs का Use करके ही Document को Create करते हैं।
आज इसके बारे में इस Article के हम आप सभी को पूरी जानकारी देने जा रहे हैं। इसमें हम आपको बताएंगे कि Google docs होते क्या हैं और जितनी भी Information docs से जुड़ी हुई है, वो सब आपको यहां मिलेगी। चलिए फिर जानना शुरू करते हैं।
क्या होते हैं Google docs?
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जैसा कि हम आप सभी को बता ही चुके हैं कि ये Google के द्वारा बनाया गया ही एक Product है। इसे Google अपनी Google slides, google drive और Google sheets के साथ G suite service में आपको Provide करता है।
इसका इस्तेमाल करके आप बिना किसी Charge को दिए Online document create कर सकते हैं और फिर उसको Offline save भी कर सकते हैं। इसमें जो भी File आप बनाते हैं वो एक Doc file होती है। वैसे तो आपके पास MS word का Option मौजूद है Document create करने के लिए मगर अगर आप और भी बेहतर तरीके से कोई भी File बनाना चाहते हैं, तो आप इसको Select कर सकते हैं। इसमें आपको MS word से भी बेहतर कुछ Features देखने को मिल जाते हैं। जिस तरह से आपको Word में Fonts के लिए बहुत सारी Variety मिलती है ठीक वैसे ही इसमें भी आपको तरह तरह के Fonts देखने को मिल जाएंगे। आप इन Fonts का इस्तेमाल करके अपने Document को बेहतर बना सकते हैं। इसका इस्तेमाल आप चाहें तो Computer पर करें, मोबाइल पर करें या फिर Laptop पर भी आप इसका उपयोग कर सकते हैं।
इस पर आप Document को Create कर सकते हैं, उन्हें Edit कर सकते हैं और अगर चाहें तो उन्हें आप Share भी कर सकते हैं। इसके लिए बस आपको एक बेहतर Internet चाहिए होता है और साथ ही एक Google account की भी Need होती है। इसको दुनिया के पहले Word processor के रूप में जाना जाता है जिसमें Shared online document editing की सुविधा दी गई थी। इसका ये मतलब हुआ कि अगर आपका कोई Group work है तो आप एक ही समय पर अलग अलग जगह से एक ही File को Access कर सकते हैं।
इसकी एक और खास बात यह है कि इसमें आपको बार बार अपनी File को Save करने की Need नहीं होती है। आपकी जो Google drive होती है, इसमें ये Automatically save होता रहता है। इसके बाद आप जहां आए चाहें वहां से अपनी File को Access कर सकते हैं।
जब आप इसको इस्तेमाल करेंगे तो आप इसके Templates और Design में भी काफी Variations देखेंगे। इन सबकी मदद से आप एक Unique और बेहतर Document file बना सकते हैं। इसमें इसी तरह से तमाम बेहतरीन Features मौजूद हैं।
अगर आप आए दिन Doc file बनाते रहते हैं तो इससे बेहतर विकल्प कोई और आपके लिए नहीं होगा। बाकी आप सब ये तो जान ही गए कि आप कहीं से भी इसको Access कर सकते हैं। ये सच में काफी शानदार Feature है। मान लीजिए कि आपको कहीं बहुत दूर जाना हुआ और आप अपने साथ Doc file ही ले जाना भूल गए। तो ऐसे में कोई दिक्कत की बात नहीं है। अगर आपने उनको Google doc पर बनाया होगा, तो वो Already आपकी Drive पर Save होंगे और आप आसानी से उन्हें Access कर पाएंगे।
Google docs की क्या History है?
अगर बात करें इसकी Launching की तो इसको 9 मार्च, 2006 में हम जैसे लोगों के लिए Launch किया गया था। इसको Directly नहीं Launch किया गया था।
इसको सबसे पहले Upstartle नाम की एक कंपनी साल 2005 में Launch किया था। उस समय कंपनी ने इसको Writely नाम के Web based word editor program को Launch किया था। बाद में Google ने इसको खरीद लिया और फिर इसका नाम बदलकर Google docs कर दिया। पहले सिर्फ Computer पर ही इसका इस्तेमाल किया जा सकता है, लेकिन फिर मोबाइल तक भी इसकी पहुंच बना दी गई।
2012 में QuickOffice का अधिग्रहण Google के द्वारा किया गया। फिर बहुत समय तक इसके Updates आते रहे और आज ये सबसे ज्यादा Popular software बन चुका है।
Google docs को इस्तेमाल करने के लिए क्या क्या Requirements हैं?
अगर आप इसको इस्तेमाल करना चाहते हैं तो आपको ये जान लेना चाह कि इसके लिए आपको किन किन चीज़ों की आवश्यकता होगी। इसके लिए आपको निम्न चीज़ों की Requirement होगी-
◆ इसके लिए आपके पास एक Gmail account होना चाहिए। इसी Account की सहायता से आप Google docs में Log in कर पाएंगे। इसके साथ ही जो भी आपका Data होगा वो सब इसी Gmail account के Google drive पर Store होता जाएगा।
◆ इसको इस्तेमाल करने के लिए आपको Internet की ज़रूरत भी पड़ेगी। बिना Internet के आप इसको इस्तेमाल नहीं कर पाएंगे। ये एक Online service है इसीलिए Internet connectivity अनिवार्य है।
◆ इसका इस्तेमाल करने के लिए आपके पास System होना चाहिए। अगर System नहीं है तो आप मोबाइल में भी इसको Use कर सकते हैं। साथ ही इसके बेहतर Experience पाने के लिए आप Chrome browser को फोन में ज़रूर रखें। फिर तो आप आराम से इसका बेहतर उपयोग कर पाएंगे।
Google docs के क्या फायदे हैं?
अभी आप सब ये तो जान चुके हैं कि ये होता क्या है, चलिए अब जानते हैं कि इसको इस्तेमाल करने के क्या फायदे हैं –
◆ Free to use – इसको आप Online इस्तेमाल कर सकते हैं। अब आप सब सोच रहे होंगे कि Online इस्तेमाल करने के लिए आपको कुछ Charge देना होता होगा, मगर दोस्तों ऐसा नहीं है। आप बिना किसी Charge के इसको फ्री में इस्तेमाल कर सकते हैं। बस इसके लिए आपको अच्छा Internet और Browser चाहिए होता है।
◆ Auto save – इसमें आप अगर कोई भी Document create कर रहे हैं तो आपको उसको बार बार Save नहीं करना होता है। आपका Document आपकी Google drive पर अपने आप Save होता जाता है। बस इसके लिए आपको एक Google account की Need होती है।
◆ Cloud based word editor – आप जो भी काम इस पर करते हैं, वो सब Work आपका Cloud पर Saved रहता है। यही कारण है कि आप किसी भी कोने में रहकर भी अपनी Files को Access कर सकते हैं।
◆ Easy collaboration – इसमें आप बहुत आसानी से किसी भी Document को Share कर सकते हैं अपने Team members के साथ। उसके बाद आप इसमें Real time collaboration भी कर सकते हैं।
Google docs के क्या नुकसान हैं?
इसके फायदे के बारे में तो आप सभी जान ही चुके हैं। चलिए अब एक नज़र इसके नुकसान पर भी डाल लेते हैं। इससे आपको निम्न दिक्कत हो सकती है-
◆ इसमें जो भी काम होते हैं, वो सब Online होते हैं। अगर कभी गलती से भी इसमें Internet नहीं Connect हो पाता है तो आप इसको तुरंत नहीं Open कर सकते हैं। इसमें हमेशा इसीलिए Downloading की झंझट रहती है।
◆ आप अगर पूरी तरह से इस पर Depend रहते हैं तो आप गलती कर रहे हैं। आप पूर्णतः इस पर निर्भर नहीं रह सकते हैं। इसमें अभी भी काफी कमियां हैं जिसकी वजह से आपको दिक्कत हो सकती है।
इसको इस्तेमाल करने के लिए आपको Internet connectivity चाहिए होगी। सबसे पहले आप Internet को Connect करिए और उसके बाद किसी भी Browser को Open करिए। जैसे ही Browser open होता है उसके बाद आपको docs.google.com Website पर जाना होगा। यहां जाने के बाद आपको Log in करना है। Log in करने के लिए आपको Google account की ज़रूरत पड़ेगी। इसमें आप अपने Google account से Log in करिए। इसके बाद आप आराम से Google docs का इस्तेमाल कर पाएंगे।
यहां पर किसी भी Document file को Create करने के लिए आपको सबसे पहले Blank document पर Click करना है। इसके बाद आप जैसे चाहें उसको Create कर सकते हैं। अपना मनपसंद Font इस्तेमाल करिए, आप चाहें तो Templates change करें। इसके सारे बेहतरीन Features का इस्तेमाल करके आप अपने Doc को बेहतर बना सकते हैं।
Google docs में Page margin कैसे Set करें?
अब अपनी File को बेहतर बनाने के लिए आपको कुछ तो Extra efforts डालने ही होंगे। किसी भी Document में Margin बहुत ज्यादा जरूरी होता है। इसके लिए आपको Page margin को Set up करना होता है। इसके लिए आपको बस Menu bar में जाना है।
Menu bar में जाने के बाद आपको ‘File’ पर Click करना है। इसके बाद आपके सामने Page set up का Option आएगा। आपको इसी को Select करना है। इसके बाद Margin text field में आप अपनी Need के हिसाब से Value add करें और फिर आप Set as default पर Click करें।
Google docs को Offline कैसे इस्तेमाल करें?
अगर कभी आपको ऐसी जगह पर इसका इस्तेमाल करना पड़े जहां पर Internet connectivity बहुत ही Poor है तो वहां पर आपको इसको Offline इस्तेमाल करना होगा। इसके लिए आपको निम्न Steps को Follow करना है।
◆ इसके लिए आपको सबसे पहले Google docs को Open करना है और उसके Click menu में जाना है तथा Click करना है।
◆ इसके बाद आपको Settings में जाना है और Click करना है।
◆ जैसे ही आप Click करेंगे वैसे ही आप से Offline extension file को Download करने को कहा जाएगा। बस आपको इसी को Download करना है और आप आराम से Offline भी इसको Use कर पाएंगे।
दोस्तों तो ये थी Google docs से जुड़ी सारी जानकारी। अब तो आप सब समझ ही गए होंगे कि ये क्या होता है और कैसे आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं। दोस्तों ये काफी Secure है और तो और Group या फिर Team work के लिए ये बहुत ज्यादा बेहतरीन है।
आज Online के इस ज़माने में लोग अभी भी Social distancing का पालन कर रहे हैं। ऐसे में अगर कोई Team work है तो आप बिना सोचे उसे Google docs पर Create कर सकते हैं फिर Team mates के साथ Share करके आराम से सब एक साथ उस Document को Access कर सकते हैं और उसको Edit भी कर सकते हैं। इसके अलावा भी इसके बहुत सारे बेहतरीन Features हैं। इसीलिए आप बिना देर किए इसको इस्तेमाल करिए और इसको बेहतर ढंग से जानिए।
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